상담소 2006.08.30 10:56
안녕하세요. 노동OK를 운영하는 한국노총 부천상담소입니다.

사업주가 근로기준법상 보존해야 하는 서류 및 명부는 근로기준법 제40조, 41조에 의해 정해져 있습니다. 근로자 명부는 재직중인 근로자들에 대한 내역을 동법 시행령 제 15조에 내용을 기재해야 합니다.
법으로 정한 보존대상 서류는 동법 시행령 17조에 자세히 기재되어 있습니다. 근로자명부와 보존대상 서류는 3년가 보존하도록 되어 있습니다. 또한 아직까지 법상 '서류'로 한정하고 있기 때문에 전산으로 관리한다 하더라도 문서로 출력하여 보관을 해야 할 것입니다.

근로기준법
제40조【근로자의 명부】
① 사용자는 각 사업장별로 근로자명부를 작성하고 근로자의 성명, 생년월일, 이력 기타 대통령령으로써 정한 사항을 기입하여야 한다.
② 제1항의 규정에 의하여 기입할 사항에 변경이 있는 경우에는 지체없이 정정하여야 한다.

제41조【계약서류의 보존】
사용자는 근로자명부와 대통령령이 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

근로기준법 시행령
제15조【근로자명부의 기재사항】
법 제40조 제1항의 규정에 의한 근로자명부에는 노동부령이 정하는 바에 의하여 다음 각호의 사항을 기재하여야 한다.
1. 성명
2. 성별
3. 생년월일
4. 주소
5. 이력
6. 종사하는 업무의 종류
7. 고용 또는 고용갱신 연월일, 계약기간을 정한 경우에는 그 기간 기타 고용에 관한 사항
8. 해고ㆍ퇴직 또는 사망의 경우에는 그 연월일과 사유
9. 기타 필요한 사항

제17조【보존대상서류 등】
① 법 제41조에서 "대통령령이 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류"라 함은 다음 각호의 서류를 말한다.(2001.10.31 개정)
1. 근로계약서
2. 임금대장
3. 임금의 결정ㆍ지급방법 및 임금계산의 기초에 관한 서류
4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류
5. 승급ㆍ감급에 관한 서류
6. 휴가에 관한 서류
7. 법 제52조 제3항, 법 제61조 제3호 및 법 제68조 제2항 단서의 규정에 의한 승인ㆍ인가에 관한 서류 (2001.10.31 개정)
8. 법 제50조 제2항, 법 제51조, 법 제56조 제2항·제3항 및 법 제58조 제1항의 규정에 의한 서면합의 서류
9. 법 제64조의 규정에 의한 연소자의 증명에 관한 서류
② 법 제41조의 규정에 의한 보존기간의 계산은 다음 각호에 규정한 날부터 기산한다.
1. 근로자명부에 있어서는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날
2. 근로계약서에 있어서는 근로관계가 종료된 날
3. 임금대장에 있어서는 최후의 기입을 한 날
4. 고용·해고 또는 퇴직에 관한 서류에 있어서는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날
5.제1항 제7호의 승인 또는 인가에 관한 서류는 승인 또는 인가를 받은 날 (99.3.3 개정)
6. 제1항 제8호의 서면합의서류는 서면합의를 한 날
7. 연소자의 증명에 관한 서류에 있어서는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날)
8. 기타 서류에 있어서는 그 완결한 날

직장인들의 권익향상과 노동환경개선을 위해 노력하고 있는 저희 한국노총에 많은 관심과 성원 부탁드리며, 좋은 하루되시기 바랍니다..

>안녕하세요.
>
>1. 각 문서들의 보존기한이 별도로 정해져 있다는 얘기를 들었는데.
>   (ex.입퇴사자명부는 이전 5년의 자료보관./휴가관련 서류 이전 몇년.등.)
>   각 서류별 보존기한으로 정해둔 항목/보존년한이 있는지요.
>
>2. 요즘 각종 문서들이 on-line화 됨에 따라 별도 paper로 모아두고 있지 않습니다.
>    이와 관련하여 문제점은 없는지.
>
>3. 사원명부(입,퇴사자 명부) 같은 경우는 on-line data도 있지만
>    paper로도 작성하고 있습니다.(병행 실시)
>    paper로는 기본인적사항(입사일,이름,부서)만 작성하려고 하는데
>    문제점이 없는지요.(필히 기재하여야 하는 항목이 있는지.)
>
>답변 부탁드립니다.
>
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