안녕하세요
한 회사의 인사관리 담당자 입니다.
근로기준법에 따르면 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다 고 규정하고 있는데
입사 후 근로계약서 작성 후 2~3일 만에 퇴사 의사를 밝힌 직원들이 몇 있습니다.
이런 퇴사자들도 근로기준법에 따라 3년간 서류를 보관하여야 하나요?
만약 보관하지 않아도 된다면 몇일 근무 또는 어떤 조건이 성립되었을때 퇴사자들의 서류를
보관하지 않아도 되는건가요?
ex) 30일 미만 근무 후 퇴사
※ 추가로 첫 출근날 퇴사 의사를 밝힌 직원들은 어떻게 서류관리를 하나요?
| 성별 | 여성 |
|---|---|
| 지역 | 서울 |
| 회사 업종 | 기타업종 |
| 상시근로자수 | 50~99인 |
| 본인 직무 직종 | 사무직 |
| 노동조합 | 없음 |
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|
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1. 근로기준법 제 42조에 따라 사업장에서 근로계약관계에 따라 보존해야 할 서류의 종류는 근로기준법 시행령 제22조 제1항에 따라 정해집니다.
① 근로계약서, ② 임금대장, ③ 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류, ④ 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류, ⑤ 승급ㆍ감급에 관한 서류, ⑥ 휴가에 관한 서류, ⑦ 법 제53조 제3항, 법 제63조 제3호 및 법 제70조 제2항 단서에 따른 승인ㆍ인가에 관한 서류, ⑧ 법 제51조 제2항, 법 제52조, 법 제58조 제2항ㆍ3항 및 법 제59조에 따른 서면 합의 서류, ⑨ 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류가 포함됩니다.
보존기간을 계산하는 것은 동법 시행령 제22조에 따르는데 근기법 제42조에 규정된 보존기간 계산의 기산점을 다음과 같이 규정하고 있습니다.
① 근로자명부에 있어서는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날 ② 근로계약서에 있어서는 근로관계가 종료된 날 ③ 임금대장에 있어서는 마지막으로 기입을 한 날 ④ 고용ㆍ해고ㆍ퇴직서류는 근로자의 고용ㆍ해고ㆍ퇴직일 ⑤ 승인ㆍ인가 서류는 승인ㆍ인가일 ⑥ 서면합의 서류는 합의를 한 날 ⑦ 연소자의 증명에 관한 서류에 있어서는 18세가 되는 날 ⑧ 기타 서류에 있어서는 그 완결한 날
관련 법령을 해석하여 보면 1일 이라도 근로계약을 하고 근로제공한 경우 해당 근로자에 대해 근로계약서를 비롯하여 관련 서류를 보존해야 합니다. 근로계약을 사전에 체결하고 출근 첫날 퇴사의사를 밝혔더라도 예외를 적용하기는 어려울 것입니다.
서류형태로 보관이 어려울 경우, 전자문서로 보존하는 것도 가능합니다.
임금대장은 서류형태로 보관하는 것이 원칙이지만 모든 것이 컴퓨터로 처리되고 임금대장의 작성과 임금지급을 외부에 아웃소싱하는 형태가 늘어나고 있으므로 파일 형태로 데이터베이스에 저장하고 필요시 언제라도 출력하여 사용할 수 있다면 이를 법위반이라고 보기 어렵습니다. 다만, 유지 보수에 다른 위험(해킹, 바이러스감염, 시스템 파손 등)은 사용자가 부담해야 합니다.(근기 68207-2666, 2002.8.8.).
노동자의 권익향상과 노동환경개선을 위해 노력하고 있는 저희 '한국노총'에 많은 관심과 성원 부탁드리며, 좋은 하루되시기 바랍니다.