연차휴가 서류 보존 기간의 기산점
(근로기준정책과-3116, 2022.10.5.)
질의
근로기준법 시행령에서 3년간 보존하도록 규정하고 있는 계약 서류 중 휴가에 관한 사항 등 일부 사항은 그 기산점을 특정하여 규정하지 아니하고 ‘완결한 날’로 규정하고 있는바, 그 ‘완결한 날’이 언제인지
회시 답변
근로기준법 제42조에서 사용자가 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 규정한 것은 노사 간의 분쟁 예방 또는 분쟁이 발생했을 때 그 분쟁해결을 위한 자료로 활용하려는 데 그 목적이 있고,
- 근로기준법상 사용자가 준수해야 할 각 규정은 그 목적과 취지, 근로자와 사용자의 권리･의무가 동일하다고 볼 수 없으므로, 3년간 보존하도록 한 계약서류 중 기산점을 ‘완결한 날’로 정한 계약서류의 ‘완결한 날’의 의미 또한 일률적으로 판단해서는 아니될 것임.
귀하가 질의사안으로 들고 있는 휴가에 관하여 근로기준법령에서는 그 보존기간의 기산점을 ‘완결한 날’로 규정하고 있는바, 이때에 ‘완결한 날’은 연차유급휴가 제도의 목적과 취지 등을 종합적으로 고려하여야 하며,
- 근로기준법상 연차유급휴가는 과거 근로에 대한 휴식의 기회를 제공하는 측면과 과거 근로에 대한 보상적 측면이 모두 고려된 제도라 할 것이므로, 그 보존기간의 기산점은 연차휴가의 부여 및 사용, 미사용수당의 정산 등 일련의 과정을 모두 완료한 날로 보아야 할 것임.
(근로기준정책과-3116, 2022.10.5.)
관련 정보
- 임금대장을 전자문서(파일)로 보존이 가능한지(근기 68207-2666, 2002.8.8.)
- 근로계약서에 임금 또는 수당 계산식을 기재하지 않으면 법 위반인지(근로기준정책과-6461, 2019.12.24.)
- 회사 분할 또는 합병 시 근로계약서, 근로계약 서류 보존 의무(근로기준정책과-3793, 2020.9.21.)
- 임금대장
- 임금명세서가 법정 보존 대상 서류인지(근로기준정책과-3006, 2021.9.24.)
관련 법률
근로기준법 제41조(근로자의 명부)
① 사용자는 각 사업장별로 근로자 명부를 작성하고 근로자의 성명, 생년월일, 이력, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 적어야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 일용근로자에 대해서는 근로자 명부를 작성하지 아니할 수 있다. <개정 2021. 1. 5.>
② 제1항에 따라 근로자 명부에 적을 사항이 변경된 경우에는 지체 없이 정정하여야 한다.
근로기준법 제42조(계약 서류의 보존)
사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.
근로기준법 시행령 제22조(보존 대상 서류 등)
①법 제42조에서 “대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류”란 다음 각 호의 서류를 말한다. <개정 2021. 3. 30.>
1. 근로계약서
2. 임금대장
3. 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류
4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류
5. 승급ㆍ감급에 관한 서류
6. 휴가에 관한 서류
7. 삭제 <2014. 12. 9.>
8. 법 제51조제2항, 제51조의2제1항, 같은 조 제2항 단서, 같은 조 제5항 단서, 제52조제1항, 같은 조 제2항제1호 단서, 제53조제3항, 제55조제2항 단서, 제57조, 제58조제2항ㆍ제3항, 제59조제1항 및 제62조에 따른 서면 합의 서류
9. 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류
②법 제42조에 따른 근로계약에 관한 중요한 서류의 보존기간은 다음 각 호에 해당하는 날부터 기산한다.
1. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날
2. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날
3. 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날
4. 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날
5. 삭제 <2018. 6. 29.>
6. 제1항제8호의 서면 합의 서류는 서면 합의한 날
7. 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날)
8. 그 밖의 서류는 완결한 날
