정보처리시스템을 이용하여 해고통지,연차촉진,취업규칙 변경,근로자대표 선출 등이 가능한지
(근로기준정책과-3257, 2019.6.10.)
질의
1. 근로계약서를 체결하는데 있어서 정보처리시스템에 로그인 후 별도 인증절차를 거치지 않고 사번 또는 성명을 입력하는 방식이 고용노동부의 ‘전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인’에 부합하는지 여부
2. 정보처리시스템에 의한 해고 통지가 근로기준법 제27조에 따른 해고의 서면 통지 의무를 준수한 것으로 볼 수 있는지 여부
3. 정보처리시스템에 의한 연차유급휴가 사용촉진이 근로기준법 제61조의 연차유급휴가 사용촉진절차에 방법(서면 촉구)을 준수한 것으로 볼 수 있는지 여부
4. 취업규칙 불이익 변경을 위한 근로자집단의 동의를 받는 경우, 판례에서 제시하는 ‘회의방식 등을 통한 근로자 상호 간 충분한 의견 교환’에 있어서 온라인 게시판 또는 오프라인으로 집단적 의견교환 절차를 거친 후에 ‘정보처리시스템 상에서 근로자별로 각 동의 여부를 표시하는 방식’도 유효한지 여부
5. 근로기준법에서는 근로자의 과반수를 대표하는 자를 근로자대표로 정의하고 있는데, 정보처리시스템 상에서 전자투표를 통해 선출된 근로자대표가 유효한지 여부
회시 답변
1. 근로계약서 체결시 로그인 후 별도 인증절차 없이 사번 또는 성명을 입력하는 방식이 유효한지
우리부의 ‘전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인’에 따르면 전자근로계약서를 작성하는 사용자와 근로자는 당사자의 서명을 포함한 문서를 전자화하거나 “전자서명법에 의한 전자서명을 하는 등의 방법”을 유효한 전자근로계약 방식으로 권고하고 있음.
- 전자서명법 제2조제2호는 “전자서명이라 함은 서명자를 확인하고 서명자가 당해 전자문서에 서명을 하였음을 나타내는 데 이용하기 위하여 당해 전자문서에 첨부되거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보를 말한다.”라고 규정하고, 제3조는 “공인전자서명 외에 전자서명은 당사자 간의 약정에 따른 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력을 가진다.”라고 규정하고 있음.
- 귀하의 질의 내용만으로는 구체적 사실관계를 알 수 없어 명확한 답변은 어려우나, 전자근로계약의 방식은 원칙적으로 공인전자서명 방식을 권고하며, 공인전자서명 방식이 아닌 방식(정보처리시스템에 로그인 후 사번 또는 성명을 입력하는 방식 등)의 경우에는 해당 방식이 전자서명법 제3조제3항과 같이 전자서명으로서 효력을 가진다는 점을 당사자 간 명시적으로 약정하는 것이 전자근로계약으로서의 효력에 다툼을 예방할 수 있을 것으로 판단됨.
- 전자서명법 제3조(전자서명의 효력 등) ①다른 법령에서 문서 또는 서면에 서명, 서명날인 또는 기명날인을 요하는 경우 전자문서에 공인전자서명이 있는 때에는 이를 충족한 것으로 본다. ②공인전자서명이 있는 경우에는 당해 전자서명이 서명자의 서명, 서명날인 또는 기명날인이고, 당해 전자문서가 전자서명된 후 그 내용이 변경되지 아니하였다고 추정한다. ③공인전자서명 외의 전자서명은 당사자 간의 약정에 따른 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력을 가진다.
2. 정보처리시스템에 의한 해고 통지가 가능한지 여부
근로기준법 제27조에 따른 해고의 서면통지는 원칙적으로 “종이로 된 문서”를 의미하고, 따라서 정보처리시스템을 통한 통보는 근로기준법 제27조에 의한 서면통지에 해당하지 않음.
- 일부 판례(대법원 2015. 9. 10. 선고 2015두41401 판결)에서 전자문서 통지의 경위(당사자의 특별한 요구 등) 등 특별한 사정이 있는 경우에 한하여 그 효력을 인정하고 있으나, 판례에서 제시하고 있는 특별한 사정을 일반적인 사안에 적용하기 어려우므로 이를 근거로 정보처리시스템에 의한 해고통지를 서면통지로 일반화 할 수는 없다고 판단됨.
- 가. 근로기준법 제27조는 사용자가 근로자를 해고하려면 해고사유와 해고시기를 ‘서면’으로 통지하여야 효력이 있다고 규정하고 있는데, -중략- 여기서 ‘서면’이란 일정한 내용을 적은 문서를 의미하고 이메일 등 전자문서와는 구별되지만, -중략- 이메일에 의한 해고통지도 앞서 본 해고사유 등을 서면 통지하도록 규정한 근로기준법 제27조의 입법취지를 해치지 아니하는 범위 내에서 구체적 사안에 따라 서면에 의한 해고통지로서 유효하다고 보아야 할 경우가 있다.
- 나. 원심판결 이유와 기록에 의하면, ① 원고는 그 사용자인 참가인이 개최한 징계위원회에 출석하여 구체적인 비위 내용을 통보받고 그에 대한 소명의 기회를 가진 사실, ② 참가인은 징계위원회 의결 결과에 따라 원고를 해고하기로 결정한 사실, ③ 원고는 징계위원회 종료 후 참가인에게 부당해고를 당했으니 구제신청을 확실하게 해야겠다며 비위 내용에 관련된 CCTV 자료 일체를 원고 본인에게 보내지 말고 원고의 대리인인 담당 노무사에게 보내라고 요청한 사실, ④ 참가인은 위 노무사에게 이메일로 참가인의 대표이사 인감이 날인된 징계 결과통보서를 복사한 파일과 CCTV 관련 자료를 발송하였고, 노무사에게 전화하여 이메일 수신 여부를 확인한 사실, ⑤ 원고는 위 노무사로부터 징계결과통보서의 내용을 전달받고 경기지방노동위원회에 구제신청을 하여 해고에 대응한 사실을 알 수 있다. 이러한 사실관계를 앞서 본 법리에 비추어 보면, 이 사건 이메일에 의한 해고통지는 근로기준법 제27조 소정의 서면에 의한 해고통지로서 적법하다고 할 것이고, 이와 같은 취지로 판단한 원심판결에 상고이유 주장과 같은 법리오해의 잘못이 없다(대법원 2015.9.10. 선고 2015두41401 판결).
3. 정보처리시스템에 의한 연차유급휴가 사용촉진이 '서면 촉구'을 준수한 것으로 볼 수 있는지 여부
근로기준법 제61조에 따른 연차유급휴가 사용촉진이 인정되기 위해서는 서면, 즉 종이로 된 문서로 촉구 또는 통보하여야 하는 것이 원칙임.
- 다만, 종이로 된 문서가 아닌 전자문서로서 연차휴가 사용촉진이 가능하기 위해서는 회사가 정보처리시스템을 완비하여 전자문서로 업무의 기안, 결재, 시행과정이 이루어져 근로자에게 개인별로 명확하게 촉구 또는 통보되는 경우에 한하여 서면 촉구 또는 통보로 인정될 수 있으나,
- 단순히 정보처리시스템상의 내부 메일을 통해 통보하는 정도라면 이는 개별 근로자가 내부 메일을 반드시 열람한다는 보장이 없고, 열람했다 하더라도 메일 내용을 정확하게 인지했는지 확인할 수 없어 서면으로 촉구 또는 통보한 것으로 보기 어렵다고 할 것임.
4. 정보처리시스템 상에서 취업규칙 불이익 변경을 위한 근로자집단의 동의를 받는 방식이 유효한지 여부
판례는 취업규칙 불이익변경 절차에 대하여 “근로자 과반수로 구성된 노동조합이 없는 때에는 근로자들의 회의 방식에 의한 과반수 동의가 필요하다고 하더라도, 그 회의 방식은 반드시 한 사업 또는 사업장의 전 근로자가 일시에 한자리에 집합하여 회의를 개최하는 방식만이 아니라 한 사업 또는 사업장의 기구별 또는 단위 부서별로 사용자측의 개입이나 간섭이 배제된 상태에서 근로자 상호 간에 의견을 교환하여 찬반의견을 집약한 후 이를 전체적으로 취합하는 방식도 허용된다고 할 것인데, 여기서 사용자측의 개입이나 간섭이라 함은 사용자측이 근로자들의 자율적이고 집단적인 의사결정을 저해할 정도로 명시 또는 묵시적인 방법으로 동의를 강요하는 경우를 의미하고 사용자측이 단지 변경될 취업규칙의 내용을 근로자들에게 설명하고 홍보하는 데 그친 경우에는 사용자측의 부당한 개입이나 간섭이 있었다고 볼 수 없다(대법원 2003.11.14. 선고, 2001다18322 판결).”라고 판시하고 있음.
- 귀하의 질의 내용만으로는 구체적 사실관계를 알 수 없어 명확한 답변은 어려우나, 법령은 각 근로자별로 동의 의사를 표시하는 방식을 별도로 제한하지는 않고 있음. 따라서 해당 정보처리시스템이 각 근로자가 직접 동의하였는지 등에 대하여 객관적으로 명확히 담보되는 방식이라면 그 방식도 가능할 것으로 판단됨.
- 다만, 취업규칙 불이익변경에 있어 근로자의 집단적 의사결정은 동의의 형식적 방식보다는 사용자의 개입이나 간섭이 배제된 상태에서 사용자 측이 개정내용에 대해 충분히 설명하고, 근로자 상호 간에 충분한 의견을 교환하여 찬반 의견을 집약, 취합하는 절차가 더욱 중요함을 알려드림.
5. 정보처리시스템 상에서 전자투표를 통해 선출된 근로자대표가 유효한지 여부
근로기준법상 근로자대표 선정 방법에 대하여는 별도의 방식이 특정되어 있지 않음.
- 귀하의 질의 내용만으로는 구체적 사실관계를 알 수 없어 명확한 답변은 어려우나, 사용자의 영향력을 배제한 상태에서 근로자들이 대표자를 선정하는 것이므로 정보처리시스템상의 전자투표도 가능할 수 있을 것임. 다만, 그 정보처리시스템상의 전자투표가 공정성, 객관성 등이 명확히 담보되는 방식이어야 할 것임.
(근로기준정책과-3257, 2019.6.10.)
관련 정보
- 취업규칙 불이익 변경시 과반수 노동조합이 없는 경우 근로자들의 회의 방식과 사용자 개입(대법원 2003.11.14. 선고 2001다18322)
- 근로자가 거주지 불명일 경우 해고 의사표시 방법(근로기준정책과-1426, 2021.5.14.)
- 전자근로계약서 사용시 주의사항
- 전자근로계약의 효력과 전자근로계약시스템을 통한 전자근로계약서의 교부 방법(근로기준정책과-6384, 2016.10.12.)
- 전자근로계약의 유효 요건 : 읽기전용문서로 저장되거나 수정시 상대방이 이를 확인할 수 있어야 한다.(근로기준정책과-1797, 2023.6.1.)
- 근로조건의 명시와 근로계약서 교부 의무화
- 근로계약서 필수사항이나 사용자의 서명이 누락된 경우 효력 (근로기준정책과-6014, 2018.9.10.)
- 분할,합병 시 근로계약서와 근로계약 서류 보존 의무자는 누구인지
- 표준근로계약서 모음
- 근로계약 체결과 동시에 근로계약서를 작성하지 않은 경우 법 위반 여부(근로기준정책과-2558, 2020.6.25.)
- 근로자대표 선출 시 온라인 투표 방식이 가능한지(근로기준정책과-4288, 2021.12.16.)
- 사내 인트라넷을 통해 개별 전자서명 형식으로 취업규칙 불이익 변경 동의를 받을 수 있는지(근로기준정책과-3808, 2020.9.22.)
- 취업규칙 변경시 근로자 의견청취 방법(개별 링크 발송)(근로기준정책과-3678, 2020.9.15.)
- 취업규칙 불이익 변경 시 동의 방법(온라인 게시와 전자투표)(근로기준정책과-4046, 2021.12.8.)
- 취업규칙 변경시 이메일 등 전자문서로 동의서를 받는 경우 효력 여부(근로기준정책과-1427, 2021.5.14.)
- 불리하게 변경하는 취업규칙의 찬반 의견 교환 후 취합하는 방법(근로기준정책과-660, 2022.2.24.)
